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Warum Chilibase?
Ihr Outlook braucht Hilfe
Weltweit ist das jährliche E-Mail-Aufkommen in den letzten 15 Jahren gerade zu explodiert (dabei sind Spam-Mails noch nicht einmal berücksichtigt). E-Mail-Programme wie Outlook® tun bis heute wenig, um dieser stetig wachsenden E-Mail-Flut gerecht zu werden. Die schnellere Suche nach Schlüsselwörtern ist eine Antwort auf diese Entwicklung. Aber Schlüsselwörter und Ordnerablage können das Problem der E-Mail Flut allein nicht lösen. Und so verbringen wir jede Woche ein paar Minuten mehr mit der Suche und dem Sortieren von E-Mails. Wir verwenden viel Zeit darauf, den Überblick über unsere Kommunikation zu gewinnen, scheitern aber an den Werkzeugen, die uns Outlook bietet.
Der Schlüssel: Personen
Wir sind zu dem Schluss gelangt: Personen sind der Schlüssel für mehr Übersicht und schnelleren Zugriff auf Ihre E-Mails! Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf Knopfdruck die gesamte Kommunikation mit einer Person abrufen: Alle E-Mails von und zu dieser Person, alle Termine und Aufgaben in einer zusammengefassten Darstellung. Wie sehr würde das Ihre Arbeit erleichtern? Stellen Sie sich vor, Sie könnten diese Kommunikation für alle Beteiligten eines Vorgangs gemeinsam abrufen und darstellen. Damit würden Sie auf einen Blick den gesamten Vorgang verstehen. Stellen Sie sich vor, Sie würden automatisch sehen, wer bei dieser Kommunikation beteiligt war. So würden sie keine Person und keine E-Mail übersehen.
Chilibase: Ein neuer Blickwinkel auf Ihr Outlook
"Mehr Übersicht und schnellerer Zugriff wären erstklassig," denken Sie vielleicht. "Aber ich nutze Outlook und möchte/muss Outlook auch weiterhin nutzen!"
Glücklicherweise können Sie Ihr Outlook aufrüsten! Chilibase ist ein so
genanntes Outlook-Add-In. Ein Add-In wird Teil der gewohnten
Outlook-Oberfläche. Sie können also die neuen Möglichkeiten zusammen mit den
bekannten Outlook-Funktionen nutzen. Chilibase gibt Ihnen eine weitere Dimension
der Suche!
Schneller Finden
Warum das Finden von E-Mails nie einfach genug sein kann
Unterschwellig hat die Schwäche beim Finden von E-Mails zwei negative Effekte:
Warum die Suche nach Schlüsselwörtern nicht ausreicht
Die Suche nach Schlüsselwörtern ist wohl die bekannteste Art, eine Email wieder zu finden. Doch was passiert, wenn wir kein passendes Schlüsselwort parat haben oder keins für eine sinnvolle Suche in Frage kommt? Dann müssen wir auf andere Hilfsmittel ausweichen. Wir fangen an, nach weiteren Schlüsselwörtern zu suchen, wir versuchen Namen als Schlüsselwörter zu verwenden, in Ordnern zu suchen, zu blättern oder zu scrollen. Und das passiert öfter als Ihnen jetzt vielleicht bewusst ist. Jedes Blättern und Scrollen ist Indiz dafür, dass unsere Mittel zum Finden von E-Mails nicht ausreichen.
Warum das Ablegen in E-Mail-Ordnern nicht ausreicht
Email-Ordner sind dazu da, mehr Ordnung im Postfach zu schaffen. Soweit die Theorie. In der Praxis haben Ordner allerdings mehrere gravierende Nachteíle:
Überblick zurückgewinnen
Warum eine Mail allein oft nicht ausreicht
Viele Fragestellungen unserer Kommunikation lassen sich mit dem Auffinden einer einzigen Mail nicht beantworten. "Welche Zeiträume lagen zwischen der Kommunikation?", "Welche Beteiligten waren involviert?", "Gab es Antworten und Rückantworten?" - Um diese Fragen zu beantworten, brauchen wir ein lückenloses Bild unser Konversation mit allen Beteiligten. Eine einzige Mail ist nur ein Teil des Puzzles und bleibt bedeutungslos, wenn wir den Zusammenhang nicht haben.
E-Mails sind wichtige Belege unseres Arbeitsprozesses. Ihre Bedeutung für die Protokollierung und Optimierung unserer Arbeit wird in Zukunft noch weiter wachsen. Doch gerade in der professionellen Kommunikation, bei der meist mehrere Beteiligte involviert sind, ist das Nachvollziehen schwer. Das einfache Zusammensuchen von einzelnen Mails hilft da nur wenig oder gar nicht: Wir brauchen eine chronologische, lückenlose Darstellung unseres Kommunikationsverkehrs.
Ihr Outlook braucht Hilfe
Weltweit ist das jährliche E-Mail-Aufkommen in den letzten 15 Jahren gerade zu explodiert (dabei sind Spam-Mails noch nicht einmal berücksichtigt). E-Mail-Programme wie Outlook® tun bis heute wenig, um dieser stetig wachsenden E-Mail-Flut gerecht zu werden. Die schnellere Suche nach Schlüsselwörtern ist eine Antwort auf diese Entwicklung. Aber Schlüsselwörter und Ordnerablage können das Problem der E-Mail Flut allein nicht lösen. Und so verbringen wir jede Woche ein paar Minuten mehr mit der Suche und dem Sortieren von E-Mails. Wir verwenden viel Zeit darauf, den Überblick über unsere Kommunikation zu gewinnen, scheitern aber an den Werkzeugen, die uns Outlook bietet.
Der Schlüssel: Personen
Wir sind zu dem Schluss gelangt: Personen sind der Schlüssel für mehr Übersicht und schnelleren Zugriff auf Ihre E-Mails! Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf Knopfdruck die gesamte Kommunikation mit einer Person abrufen: Alle E-Mails von und zu dieser Person, alle Termine und Aufgaben in einer zusammengefassten Darstellung. Wie sehr würde das Ihre Arbeit erleichtern? Stellen Sie sich vor, Sie könnten diese Kommunikation für alle Beteiligten eines Vorgangs gemeinsam abrufen und darstellen. Damit würden Sie auf einen Blick den gesamten Vorgang verstehen. Stellen Sie sich vor, Sie würden automatisch sehen, wer bei dieser Kommunikation beteiligt war. So würden sie keine Person und keine E-Mail übersehen.
Chilibase: Ein neuer Blickwinkel auf Ihr Outlook
"Mehr Übersicht und schnellerer Zugriff wären erstklassig," denken Sie vielleicht. "Aber ich nutze Outlook und möchte/muss Outlook auch weiterhin nutzen!"
Glücklicherweise können Sie Ihr Outlook aufrüsten! Chilibase ist ein so
genanntes Outlook-Add-In. Ein Add-In wird Teil der gewohnten
Outlook-Oberfläche. Sie können also die neuen Möglichkeiten zusammen mit den
bekannten Outlook-Funktionen nutzen. Chilibase gibt Ihnen eine weitere Dimension
der Suche!Schneller Finden
Warum das Finden von E-Mails nie einfach genug sein kann
Unterschwellig hat die Schwäche beim Finden von E-Mails zwei negative Effekte:
- Wir setzen uns Stress aus, denn wir werden aktiv von unserer wirklichen Arbeit abgehalten. Die Folge: Wir verlieren den Fokus unserer eigentlichen Aufgaben.
- Unsere Bereitschaft Informationen beschaffen zu wollen, schwindet. Das kann zu falschen Entscheidungen führen. Stellen Sie sich dazu das Internet ohne Google und Co. vor. Wir waren schlicht nicht in der Lage und daher nicht bereit, Fakten zu recherchieren. Erst die Suchmaschinen ermöglichten uns, schnell Informationen zu finden. Folglich taten wir dies auch. Wir sind heute informierter und schneller bereit, uns fundierte Informationen zu beschaffen. Genau dies sollten wir auch für unsere E-Mails tun!
Warum die Suche nach Schlüsselwörtern nicht ausreicht
Die Suche nach Schlüsselwörtern ist wohl die bekannteste Art, eine Email wieder zu finden. Doch was passiert, wenn wir kein passendes Schlüsselwort parat haben oder keins für eine sinnvolle Suche in Frage kommt? Dann müssen wir auf andere Hilfsmittel ausweichen. Wir fangen an, nach weiteren Schlüsselwörtern zu suchen, wir versuchen Namen als Schlüsselwörter zu verwenden, in Ordnern zu suchen, zu blättern oder zu scrollen. Und das passiert öfter als Ihnen jetzt vielleicht bewusst ist. Jedes Blättern und Scrollen ist Indiz dafür, dass unsere Mittel zum Finden von E-Mails nicht ausreichen.
Warum das Ablegen in E-Mail-Ordnern nicht ausreicht
Email-Ordner sind dazu da, mehr Ordnung im Postfach zu schaffen. Soweit die Theorie. In der Praxis haben Ordner allerdings mehrere gravierende Nachteíle:
- Ordner müssen gepflegt werden, um aktuell zu bleiben. Ordner müssen angelegt werden, sie müssen sich Gedanken um die Struktur von Ordnern machen. Sie müssen manuell oder automatisch die Mails einsortieren. Sie müssen entscheiden, ob sie nur empfangende oder nur gesendete Mails in Ordnern ablegen. Sie müssen entscheiden, ob für einen "kleinen" Vorgang ein neuer Ordner angelegt werden soll.
- Je mehr Ordner sie haben, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf der Suche nach einer E-Mail erst nach dem richtigen Ordner suchen müssen! Sie verlagern sozusagen die Suche nur von Mail-Ebene auf Ordner-Ebene!
- Der Überblick geht verloren. Das klingt zunächst paradox, ist aber leicht zu veranschaulichen: Sie müssen sich bei jeder Mail entscheiden, in welchen Ordner sie die Mail ablegen. Aber eben nur in einem. Auch wenn die Mail eigentlich in zwei verschiedene Ordner passt. Also fehlt sie in mindestens einem. Und somit fehlt sie auch in der Kommunikationsübersicht. Diese Phänomen wird "cross-cutting-issues" genannt.
- Ordner sind nie zur Stelle, wenn man Sie braucht: Oft sind im Alltag kurze bedarfsmäßige Übersichten wünschenswert. Da wir nicht in die Zukunft sehen können, haben sie für diesen Bedarf keinen passenden Ordner angelegt.
Überblick zurückgewinnen
Warum eine Mail allein oft nicht ausreicht
Viele Fragestellungen unserer Kommunikation lassen sich mit dem Auffinden einer einzigen Mail nicht beantworten. "Welche Zeiträume lagen zwischen der Kommunikation?", "Welche Beteiligten waren involviert?", "Gab es Antworten und Rückantworten?" - Um diese Fragen zu beantworten, brauchen wir ein lückenloses Bild unser Konversation mit allen Beteiligten. Eine einzige Mail ist nur ein Teil des Puzzles und bleibt bedeutungslos, wenn wir den Zusammenhang nicht haben.
E-Mails sind wichtige Belege unseres Arbeitsprozesses. Ihre Bedeutung für die Protokollierung und Optimierung unserer Arbeit wird in Zukunft noch weiter wachsen. Doch gerade in der professionellen Kommunikation, bei der meist mehrere Beteiligte involviert sind, ist das Nachvollziehen schwer. Das einfache Zusammensuchen von einzelnen Mails hilft da nur wenig oder gar nicht: Wir brauchen eine chronologische, lückenlose Darstellung unseres Kommunikationsverkehrs.