Untermenu
Inhalt
Erste Schritte
Adressen indizieren!
Nach dem Sie Outlook gestartet haben startet unser Chilibase® „Indexing Assistant“. Wir empfehlen Ihnen den Haken bei „Start indexing in the background now“ markiert zu lassen. So werden Ihre E-Mails, Kontakte, Termine und Tasks aus Outlook mit Chilibase® indiziert. Chilibase® spiegelt dabei Ihre Daten nur, es werden keine Kopien angelegt, so bleiben Ihre Daten geschützt und unberührt.
Dieser Vorgang kann, abhängig von der Größe Ihres Outlook-Accounts, einige Minuten dauern. Ohne die Indizierung können Sie Chilibase® nicht nutzen. Die Indizierung erstellt eine Liste aller E-Mail Adressen die in Ihrem Outlook® vorkommen. Sei es weil Sie eine Mail von dieser Person bekommen haben, mit Ihr einen Termin vereinbart wurde oder ein abgespeicherter Outlook-Kontakt mit dieser Person existiert. Die Indizierung fasst dabei verschiedene Mailadressen einer Person unter einem Namen zusammen, so müssen Sie später im PersonPanel weniger oder gar keine Personen zusammenfassen.
Was ist in Outlook neu dazugekommen?
Nach der Indizierung Ihrer Outlook-Daten sehen Sie links unten das PersonPanel von Chilibase®. In der Outlook-Toolbar oben befindet sich das Chilibase® Menu für selten verwendete Funktionen und Informationen zu Ihrer Version. Das PersonPanel zeigt eine Liste mit den Personen Ihrer gesamten Outlook® Kommunikation. Die Balken zeigen Ihnen wie relevant eine Person ist und in der Spalte „Descriptions“ können Sie selbst Beschreibungen einpflegen.
Position des PersonPanels festlegen!
Im Chilibase® Menu der Outlook-Toolbar können Sie mit der Funktion „Person Panel Position“ die Position des PersonPanels festlegen. Voreingestellt ist die Position links unten unterhalb der Outlooknavigationsleiste. Sie können es aber auch beliebig verschieben, z.B. unterhalb Ihrer Mailvorschau, über oder unter den Posteingang - wie Sie wünschen! Setzen Sie dazu einfach den Haken vor Ihre gewünschte Position.
Das PersonPanel einrichten!
Beim Indizierungsprozess hat Chilibase® Mailadressen die zu einer Person gehören schon zusammengefasst. So wird für z.B. für max.mustermann@gmx.com und m.mustermann@hotmail.com nur eine Person erzeugt - Chilibase® nimmt dann den eingetragenen oder gesendeten Alias-Namen „Max Mustermann“ und legt die beiden Mailadressen darunter ab. Wenn Sie nun noch eine Mailadresse von dieser Person in der Liste finden die unsere Logik nicht zu „Max Mustermann“ zuordnen konnte, sollten Sie diese nehmen und mittels „Cut&Paste“ im Kontextmenu (Rechtsklick auf den Namen) oder einfach per Drag&Drop mit „Max Mustermann“ zusammenfassen („mergen“).
Mit einem Rechtsklick auf eine Person können Sie mit der Funktion „Properties“ der Person eine Beschreibung hinzufügen. Ergänzen Sie z.B. Personen mit Abteilungs- oder Firmennamen! Mit einem Klick auf den Spaltenkopf „Description“ sortiert sich das PersonPanel und Sie sind so in der Lage z.B. alle Mitarbeiter einer Abteilung auf einen Blick zu sehen. Ebenso können Sie über die Properties-Funktion den Namen einer Person ändern wenn Sie zu dieser Person in Outlook nicht schon einen Kontakt angelegt haben.
Eine Konversation anzeigen!
Mit Chilibase® müssen Sie nie mehr Personenordner anlegen! Chilibase® listet Ihnen automatisch auf mit welchen Personen Sie über Outlook® in Verbindung stehen. Wählen Sie eine Person aus und klicken Sie mit einem Doppelklick auf diese. In Ihrer Mailanzeige von Outlook® wird Ihnen nun die komplette Kommunikation und alle Termine mit dieser Person angezeigt. Wenn Sie statt „Show all“ einfach „Show from“ auswählen, können Sie das Suchergebnis einschränken. Sie erhalten dann nur die Kommunikation die von dieser Person an Sie gerichtet war. Wenn Sie „Show to“ auswählen, werden Ihnen nach dem Doppelklick auf eine Person nur die E-Mails angezeigt die Sie an diesen Kontakt versendet haben. Und Sie können sich ganz einfach Gruppenkommunikation anzeigen lassen: Selektieren Sie mehrere Personen im PersonPanel in dem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und klicken danach auf „Show all“.
Das Ranking verstehen und nutzen!
Das Ranking wird im PersonPanel durch die roten Balken dargestellt. Das Ranking zeigt Ihnen stets die relevanten Personen im aktuellen Kontext an. D.h. jedes Mal wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang anklicken wird das Ranking neu berechnet und die Personen werden neu sortiert. Dann befinden sich für die E-Mail die Sie gerade selektiert haben die relevantesten Personen ganz oben - je weiter unten desto weniger hat die Person mit dieser E-Mail zu tun. Wie kommt das zu Stande? Die Personen die in dieser E-Mail tatsächlich vorkommen werden als erstes aufgelistet, und sind, zur besseren Übersicht, auch blau markiert. Danach folgen Kontakte die vielleicht mit diesen Personen viel kommuniziert haben, in das Projekt - über das in der E-Mail gesprochen wurde - involviert sind oder der gleichen Abteilung angehören, die Möglichkeiten sind mannigfaltig - und genau das findet unsere ChiliRank® Technologie heraus! So können Sie Zusammenhänge erkennen und Personen schneller finden.
Auf Wunsch können Sie Ihre eigene Person über das Kontextmenu (Rechtsklick) als „Me“ markieren so haben Sie die Möglichkeit sich selbst auszublenden - ganz einfach über das Chilibase® Menu in der Toolbar. Da Sie immer sehr weit oben im Ranking erscheinen, gewinnen Sie so eine noch bessere Übersicht.
Wenn Sie auf Ihre komplette Kommunikation bezogen wissen möchten, welche Personen für Sie wichtig sind, aktivieren Sie im Chilibase® Menu einfach die Spalte „Importance“. Und mit der Funktion „Rank related Persons for...“ finden Sie heraus wer von Ihren Kontakten mit wem zusammenhängt: Klicken Sie mit Rechtsklick einfach auf eine Person und wählen diese Funktion. Das PersonPanel sortiert sich neu und Sie werden sehen zu welcher Gruppe, Abteilung oder Freundeskreis diese Person gehört!
Suchen in verschiedenen Outlook-Stores!
Viele Outlook-Nutzer haben mehrere PST-Files (Persönliche Ordner Datei) oder weitere Archiv- und Exchangestores. Chilibase® indiziert sich mit allen Stores Ihres Outlook-Accounts. Wenn Sie nun auf Suche nach einer Person, Mail oder einen Sachverhalt sind können Sie diese auch nur in dem Store finden in dem die Person oder Mail vorkommt. Wenn Sie sich nun E-Mails einer Person mit Hilfe der „Show all“-Funktion anzeigen lassen wollen und es wird Ihnen dann kein Suchergebnis angezeigt, liegt das daran, dass Sie in der Outlooknavigationsleiste nicht auf den betreffenden Store gewechselt haben. Klicken Sie den Store in dem Sie suchen möchten einfach an und wähle Sie dann Ihre gewünschte Funktion im PersonPanel.
Kontakte effektiv nutzen!
Mit Hilfe des PersonPanels können Sie Kontakte ganz einfach anzeigen lassen oder bearbeiten. Eine Person mit einem bereits angelegten Outlook-Kontakt erkennen Sie am kleinen Briefsymbol. Mit Rechtsklick öffnet sich das Kontextmenu und mit „Show Contact“ können Sie sich dann den Outlook-Kontakt zu dieser Person anzeigen lassen. Wenn noch kein Kontakt zu einer Person angelegt ist hilft Ihnen Chilibase® beim abspeichern von neuen Kontakten: Klicken Sie hierzu einfach mit Rechtsklick auf die Person und dann auf „Add new contact“. Das Kontaktspeichermenu von Outlook® öffnet sich und die bereits verfügbaren Daten der Person sind schon in die betreffenden Felder eingetragen. Oder möchten Sie wissen wann zwischen Ihnen und einer Person das letzte Mal kommuniziert wurde? Schauen Sie einfach im PersonPanel in der Spalte „Last contact“ nach!
Schneller E-Mails schreiben!
Chilibase® erleichtert Ihnen nicht nur das Suchen, Sie können auch schneller E-Mails versenden: Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Person der Sie eine E-Mail schreiben möchten und dann auf „Mail to...“. Das Standard-Outlook E-Mail Fenster öffnet sich und die Adresse ist bereits im Empfänger eingetragen. So einfach geht das!
Adressen indizieren!
Nach dem Sie Outlook gestartet haben startet unser Chilibase® „Indexing Assistant“. Wir empfehlen Ihnen den Haken bei „Start indexing in the background now“ markiert zu lassen. So werden Ihre E-Mails, Kontakte, Termine und Tasks aus Outlook mit Chilibase® indiziert. Chilibase® spiegelt dabei Ihre Daten nur, es werden keine Kopien angelegt, so bleiben Ihre Daten geschützt und unberührt.
Dieser Vorgang kann, abhängig von der Größe Ihres Outlook-Accounts, einige Minuten dauern. Ohne die Indizierung können Sie Chilibase® nicht nutzen. Die Indizierung erstellt eine Liste aller E-Mail Adressen die in Ihrem Outlook® vorkommen. Sei es weil Sie eine Mail von dieser Person bekommen haben, mit Ihr einen Termin vereinbart wurde oder ein abgespeicherter Outlook-Kontakt mit dieser Person existiert. Die Indizierung fasst dabei verschiedene Mailadressen einer Person unter einem Namen zusammen, so müssen Sie später im PersonPanel weniger oder gar keine Personen zusammenfassen.Was ist in Outlook neu dazugekommen?
Nach der Indizierung Ihrer Outlook-Daten sehen Sie links unten das PersonPanel von Chilibase®. In der Outlook-Toolbar oben befindet sich das Chilibase® Menu für selten verwendete Funktionen und Informationen zu Ihrer Version. Das PersonPanel zeigt eine Liste mit den Personen Ihrer gesamten Outlook® Kommunikation. Die Balken zeigen Ihnen wie relevant eine Person ist und in der Spalte „Descriptions“ können Sie selbst Beschreibungen einpflegen.
Position des PersonPanels festlegen!Im Chilibase® Menu der Outlook-Toolbar können Sie mit der Funktion „Person Panel Position“ die Position des PersonPanels festlegen. Voreingestellt ist die Position links unten unterhalb der Outlooknavigationsleiste. Sie können es aber auch beliebig verschieben, z.B. unterhalb Ihrer Mailvorschau, über oder unter den Posteingang - wie Sie wünschen! Setzen Sie dazu einfach den Haken vor Ihre gewünschte Position.
Das PersonPanel einrichten!
Beim Indizierungsprozess hat Chilibase® Mailadressen die zu einer Person gehören schon zusammengefasst. So wird für z.B. für max.mustermann@gmx.com und m.mustermann@hotmail.com nur eine Person erzeugt - Chilibase® nimmt dann den eingetragenen oder gesendeten Alias-Namen „Max Mustermann“ und legt die beiden Mailadressen darunter ab. Wenn Sie nun noch eine Mailadresse von dieser Person in der Liste finden die unsere Logik nicht zu „Max Mustermann“ zuordnen konnte, sollten Sie diese nehmen und mittels „Cut&Paste“ im Kontextmenu (Rechtsklick auf den Namen) oder einfach per Drag&Drop mit „Max Mustermann“ zusammenfassen („mergen“).
Mit einem Rechtsklick auf eine Person können Sie mit der Funktion „Properties“ der Person eine Beschreibung hinzufügen. Ergänzen Sie z.B. Personen mit Abteilungs- oder Firmennamen! Mit einem Klick auf den Spaltenkopf „Description“ sortiert sich das PersonPanel und Sie sind so in der Lage z.B. alle Mitarbeiter einer Abteilung auf einen Blick zu sehen. Ebenso können Sie über die Properties-Funktion den Namen einer Person ändern wenn Sie zu dieser Person in Outlook nicht schon einen Kontakt angelegt haben.
Eine Konversation anzeigen!
Mit Chilibase® müssen Sie nie mehr Personenordner anlegen! Chilibase® listet Ihnen automatisch auf mit welchen Personen Sie über Outlook® in Verbindung stehen. Wählen Sie eine Person aus und klicken Sie mit einem Doppelklick auf diese. In Ihrer Mailanzeige von Outlook® wird Ihnen nun die komplette Kommunikation und alle Termine mit dieser Person angezeigt. Wenn Sie statt „Show all“ einfach „Show from“ auswählen, können Sie das Suchergebnis einschränken. Sie erhalten dann nur die Kommunikation die von dieser Person an Sie gerichtet war. Wenn Sie „Show to“ auswählen, werden Ihnen nach dem Doppelklick auf eine Person nur die E-Mails angezeigt die Sie an diesen Kontakt versendet haben. Und Sie können sich ganz einfach Gruppenkommunikation anzeigen lassen: Selektieren Sie mehrere Personen im PersonPanel in dem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und klicken danach auf „Show all“. Das Ranking verstehen und nutzen!
Das Ranking wird im PersonPanel durch die roten Balken dargestellt. Das Ranking zeigt Ihnen stets die relevanten Personen im aktuellen Kontext an. D.h. jedes Mal wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang anklicken wird das Ranking neu berechnet und die Personen werden neu sortiert. Dann befinden sich für die E-Mail die Sie gerade selektiert haben die relevantesten Personen ganz oben - je weiter unten desto weniger hat die Person mit dieser E-Mail zu tun. Wie kommt das zu Stande? Die Personen die in dieser E-Mail tatsächlich vorkommen werden als erstes aufgelistet, und sind, zur besseren Übersicht, auch blau markiert. Danach folgen Kontakte die vielleicht mit diesen Personen viel kommuniziert haben, in das Projekt - über das in der E-Mail gesprochen wurde - involviert sind oder der gleichen Abteilung angehören, die Möglichkeiten sind mannigfaltig - und genau das findet unsere ChiliRank® Technologie heraus! So können Sie Zusammenhänge erkennen und Personen schneller finden.
Auf Wunsch können Sie Ihre eigene Person über das Kontextmenu (Rechtsklick) als „Me“ markieren so haben Sie die Möglichkeit sich selbst auszublenden - ganz einfach über das Chilibase® Menu in der Toolbar. Da Sie immer sehr weit oben im Ranking erscheinen, gewinnen Sie so eine noch bessere Übersicht.
Wenn Sie auf Ihre komplette Kommunikation bezogen wissen möchten, welche Personen für Sie wichtig sind, aktivieren Sie im Chilibase® Menu einfach die Spalte „Importance“. Und mit der Funktion „Rank related Persons for...“ finden Sie heraus wer von Ihren Kontakten mit wem zusammenhängt: Klicken Sie mit Rechtsklick einfach auf eine Person und wählen diese Funktion. Das PersonPanel sortiert sich neu und Sie werden sehen zu welcher Gruppe, Abteilung oder Freundeskreis diese Person gehört!
Suchen in verschiedenen Outlook-Stores!
Viele Outlook-Nutzer haben mehrere PST-Files (Persönliche Ordner Datei) oder weitere Archiv- und Exchangestores. Chilibase® indiziert sich mit allen Stores Ihres Outlook-Accounts. Wenn Sie nun auf Suche nach einer Person, Mail oder einen Sachverhalt sind können Sie diese auch nur in dem Store finden in dem die Person oder Mail vorkommt. Wenn Sie sich nun E-Mails einer Person mit Hilfe der „Show all“-Funktion anzeigen lassen wollen und es wird Ihnen dann kein Suchergebnis angezeigt, liegt das daran, dass Sie in der Outlooknavigationsleiste nicht auf den betreffenden Store gewechselt haben. Klicken Sie den Store in dem Sie suchen möchten einfach an und wähle Sie dann Ihre gewünschte Funktion im PersonPanel.
Kontakte effektiv nutzen!
Mit Hilfe des PersonPanels können Sie Kontakte ganz einfach anzeigen lassen oder bearbeiten. Eine Person mit einem bereits angelegten Outlook-Kontakt erkennen Sie am kleinen Briefsymbol. Mit Rechtsklick öffnet sich das Kontextmenu und mit „Show Contact“ können Sie sich dann den Outlook-Kontakt zu dieser Person anzeigen lassen. Wenn noch kein Kontakt zu einer Person angelegt ist hilft Ihnen Chilibase® beim abspeichern von neuen Kontakten: Klicken Sie hierzu einfach mit Rechtsklick auf die Person und dann auf „Add new contact“. Das Kontaktspeichermenu von Outlook® öffnet sich und die bereits verfügbaren Daten der Person sind schon in die betreffenden Felder eingetragen. Oder möchten Sie wissen wann zwischen Ihnen und einer Person das letzte Mal kommuniziert wurde? Schauen Sie einfach im PersonPanel in der Spalte „Last contact“ nach!Schneller E-Mails schreiben!
Chilibase® erleichtert Ihnen nicht nur das Suchen, Sie können auch schneller E-Mails versenden: Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Person der Sie eine E-Mail schreiben möchten und dann auf „Mail to...“. Das Standard-Outlook E-Mail Fenster öffnet sich und die Adresse ist bereits im Empfänger eingetragen. So einfach geht das!